Na początku 2026 roku spędziłam kilka tygodni w biurze magazynu wykonując zadania Specjalistów ds. logistyki. Tak, tak – taka fantazja mnie naszła, że chciałam nauczyć się pracy w biurze magazynu. Specjaliści mają wiele zadań – obsługę „okienka magazynowego” gdzie przyjmują kierowców zgłaszających się po odbiór towarów, ale też tych którzy dostarczają kontenery do przeładunku lub przyjęcia na magazyn, odbierają telefony od Klientów, Kierowców, Kurierów, Agencji Celnej i pracują na systemie WMS. Cały proces kręci się jednak na skrzynce mailowej gdzie wpadają informacje od ponad 100 klientów, których obecnie Alfa Warehouses na stałe obsługuje, a wśród nich przede wszystkim awizacje wydań i przyjęć towarów, pytania, prośby, dokumenty, itp. Po kilku dniach mocno się zmęczyłam i zaczęłam wyobrażać sobie automatyzację tego procesu – zwłaszcza w momentach gdy w tym samym czasie wpadało 6, 7 awizacji do dodania do WMS, a wprowadzenie jednej zajmuje min 5-7 min. Kierowcy zgłaszający się po odbiór tych towarów, gdy awizacja jeszcze nie była dodana do WMS, dolewali oliwy do ognia i podnosili moją motywację do próby znalezienia rozwiązania na eliminację tych czynności.

Grupa Alfa ma już kilka automatów w swojej kolekcji – automaty do mailingów windykacyjnych, automat w dziale dokumentacji czy autorski obieg dokumentów z własnym OCR, automat wyszukujące najlepsze stawki dla klienta, ale nie mieliśmy pomysłu na działania integrujące pracę na mailu i w WMS, a przede wszystkim ujęcie tego w jednym automacie, który odczyta mail i doda awizację w WMS – SAMODZIELNIE.

Jak miał wyglądać proces:

Niby nic 😉

Pierwsze testy i wyzwania

W budowie automatu współpracowaliśmy z @Sebastian Wróbel, @Wojciech Bakłażec i @Szymon Kąkol. Pierwsze spotkanie z Programistami – książkowo przeszliśmy proces krok po kroku. Myślę, że zakończyliśmy to spotkanie z poczuciem, że wiemy co robić.

Po kilku dniach dostałam sygnał do pierwszego spotkania testowego, na którym jeszcze ręcznie przechodziliśmy krok po kroku cały proces i sprawdzaliśmy czy automat zaczytuje poprawne dane. Tam gdzie widzieliśmy jakąś niespójność wprowadzaliśmy dodatkowe warunki, aby wyeliminować pomyłki.

Po dwóch takich spotkaniach umówiliśmy się na dzień próby – to był wtorek 10:00 – czekaliśmy na pierwsze mail’e z awizacją wydań. Pamiętam, że jak pojawił się mail z awizacją wydania to wpadłam do biura magazynu z krzykiem „Tylko niech Nikt nie dodaje awizacji do WMS – automat to zrobi”.

Na podglądzie procesu widzieliśmy, że dane zaczytywane są poprawnie, ale okazało się, że jednak automat ma problem z logowaniem się do WMS.

Po wielu próbach zaproponowałam, żebyśmy sprawdzili czy na innym loginie uda nam się dodać awizację – czasami banalne rzeczy działają i nie uwierzycie – zadziałało 😉😉

Kolejnym krokiem było wysłanie mail’a do Klienta z info o dodaniu awizacji. Dopiero po kilku dniach wyłapałam w rozmowie z Klientem, że nigdy nie dostał tej automatycznej odpowiedzi – błąd był kosmetyczny i naprawiony natychmiast – ale to pokazało mi, że warto pytać i sprawdzać wszędzie bo pozory czasami mylą.

Po udanym dniu postanowiłam, że kolejnego dnia włączymy „robota” od rana. Uczuliłam wszystkich w biurze magazynu, aby nie obsługiwali awizacji od rana i pozostawili je automatowi, a żeby nieco ocieplić jego wizerunek nadałam mu imię Warehouse Buddy – dziś wszyscy wołają na niego Buddy.

Pierwsze dni testów – błędy i sukcesy

Nadszedł wielki dzień, pierwsza awizacja…

Analizujemy, brak pomysłów – w końcu pomyślałam, że pójdę do biura magazynu i może oni coś podpowiedzą. Bingo – okazało się, że musimy rozszerzyć liczbę ramp, aby automat mógł sprawnie dodawać awizacji. Zmiana dodana w parę minut w WMS i ponowny test Buddiego:

Pierwszy dzień testów – statystyki

Kolejne dni, tygodnie to czas dalszych poprawek i testów — Buddy dodaje awizacje w tempie 1 minuty od momentu wysłania maila przez Klienta.

Dzień drugi i trzeci – 86% skuteczności

Kolejny dzień testów – poprawki omawiane dokładnie i wdrożone. Tego dnia 86% awizacji zostało dodane poprawnie. Dzień trzeci okazał się dużym sukcesem, mimo dwóch pozostałych problemów:

• Buddy mylił maile bez awizacji wydań – 6% błędów
• Załączniki bez określonej nazwy były odrzucane – 2% błędów

Rozwiązanie: wystandaryzowanie nazewnictwa dokumentów przez Klienta + dodatkowy warunek rozpoznawania (hasło „wydanie, wydawka”). Jeden problem wyeliminowany już następnego dnia.

Dzień piąty i kolejne – statystyki wdrożenia

Kolejne nowe błędy – i powtarzamy cykl – poprawka, wdrożenie, testy. Kolejne dni, tygodnie to czas dalszych poprawek i testów.

I może powinnam tu zabłysnąć 100% skutecznością od drugiego dnia, ale uważam, że najważniejszy jest kierunek i wiarygodność. Nie mamy 100% skuteczności każdego dnia – jeszcze 😉. Ale cenna lekcja za nami.

Proces tworzenia i wdrażania Buddiego to niesamowita szkoła konsekwencji, cierpliwości i pokory również ze strony Programistów. Natomiast satysfakcja na finale ogromna.

Biuro magazynu każdego dnia czekało na statystyki i sami komentowali jak można pomóc. @Sebastian Wróbel, @Wojciech Bakłażec i @Szymon Kąkol wykazali się niezwykłym zaangażowaniem i zrozumieniem, że „jeńców nie bierzemy” 😉. Dziękuję za cierpliwość i ciśnięcie do końca.

Po kilku dniach uwolniłam masę czasu Pracowników biura magazynu na obsługę awizacji wydań, dzięki czemu jest więcej przestrzeni na rozmowy z Klientami czy analizę dokumentów albo obsługę Kierowców.

Co przed nami?

Przed nami drugi etap projektu – wdrożenie Buddiego do pracy na wszystkich Klientach magazynu, a następnie automatyczne wysyłanie WZ i zdjęć. Spuentuję, że najważniejsze w automatyzacji to wdrażać zmiany, które są pożądane przez Pracowników, dające wartość dla Klienta i na finale pokazujące oszczędność.

Katarzyna Kisielewska

Prezes Zarządu, Alfa Warehouses