I början av 2026 tillbringade jag några veckor på lagerkontoret där jag utförde arbetsuppgifter som logistikspecialist. Ja, ja – jag fick den där idén att jag ville lära mig hur man arbetar på ett lagerkontor. Specialisterna har många uppgifter – de sköter „lagerluckan” där de tar emot chaufförer som kommer för att hämta varor, men också de som levererar containrar för omlastning eller inlagring, de svarar på telefonsamtal från kunder, chaufförer, kurirer och tullmyndigheter samt arbetar i WMS-systemet. Hela processen kretsar dock kring e-postinkorgen, dit information strömmar in från över 100 kunder som Alfa Warehouses för närvarande betjänar på permanent basis, och bland dessa framför allt anmälningar om utlämning och mottagning av varor, frågor, förfrågningar, dokument osv. Efter några dagar blev jag väldigt trött och började fundera på att automatisera processen – särskilt i de stunder då 6–7 meddelanden om utlämning eller mottagning av varor kom in samtidigt och skulle läggas in i WMS, och det tar minst 5–7 minuter att mata in ett enda. Chaufförerna som kom för att hämta varorna, när anmälan ännu inte hade lagts in i WMS, spädde på elden och ökade min motivation att försöka hitta en lösning för att eliminera dessa uppgifter.

Alfa-gruppen har redan flera automatiserade system i sin samling – system för inkassomail, ett system på dokumentationsavdelningen samt ett egenutvecklat dokumentflöde med egen OCR, en automat som söker fram de bästa priserna för kunden, men vi hade ingen idé om hur vi skulle integrera arbetet med e-post och WMS, och framför allt hur vi skulle få in allt detta i en enda automat som läser e-postmeddelandet och lägger in en avisering i WMS – PÅ EGEN HAND.

Hur processen skulle se ut:

Det är ju ingenting 😉

De första testerna och utmaningarna

Vid konstruktionen av automaten samarbetade vi med Sebastian Wróbel, Wojciech Bakłażec och Szymon Kąkol. Vid det första mötet med programmerarna gick vi igenom processen steg för steg precis enligt handboken. Jag tror att vi avslutade mötet med en känsla av att vi visste vad vi skulle göra.

Efter några dagar fick jag besked om det första testmötet, där vi fortfarande gick igenom hela processen steg för steg manuellt och kontrollerade om systemet läste in rätt data. När vi upptäckte någon inkonsekvens införde vi ytterligare villkor för att eliminera felen.

Efter två sådana möten bestämde vi oss för en testdag – det var tisdag kl. 10.00 – och vi väntade på de första e-postmeddelandena med leveransaviseringar. Jag minns att när mejlet med leveransaviseringen kom sprang jag in på lagerkontoret och ropade: „Se bara till att ingen lägger in aviseringen i WMS – det sköter systemet automatiskt.”.

I processöversikten kunde vi se att data lästes in korrekt, men det visade sig ändå att automaten hade problem med att logga in på WMS.

Efter många försök föreslog jag att vi skulle testa om vi kunde lägga till ett meddelande med ett annat inloggningskonto – ibland fungerar de enklaste sakerna, och tro det eller ej – det fungerade 😉😉

Nästa steg var att skicka ett e-postmeddelande till kunden med information om att en leveransavisering hade lagts till. Det var först efter några dagar som jag under ett samtal med kunden upptäckte att han aldrig hade fått det automatiska svaret – felet var av rent kosmetisk karaktär och åtgärdades omedelbart – men det visade mig att det lönar sig att fråga och kontrollera överallt, eftersom skenet ibland bedrar.

Efter en lyckad dag bestämde jag mig för att vi skulle sätta igång „roboten” redan på morgonen nästa dag. Jag uppmanade alla på lagerkontoret att inte hantera leveransaviseringarna på morgonen utan att överlåta dem till automaten, och för att göra den lite mer tilltalande gav jag den ett namn Warehouse Buddy – idag skriker alla åt honom Buddy.

De första testdagarna – misstag och framgångar

Den stora dagen har kommit, den första anmälan…

Vi analyserar, men har inga idéer – till slut tänkte jag att jag skulle gå till lagerkontoret och se om de kanske kunde ge mig några tips. Bingo – det visade sig att vi måste utöka antalet ramper för att automaten ska kunna lägga till leveransaviseringar smidigt. Ändringen lades in på några minuter i WMS och vi testade Buddy igen:

Vi avslutade den första testdagen med följande statistik:

Dag två och tre – 86% effektivitet

Ännu en testdag – korrigeringarna diskuterades ingående och genomfördes. Den dagen 86% anmälningar har lagts till korrekt. Den tredje dagen blev en stor framgång, trots de två återstående problemen:

• Buddy blandade ihop e-postmeddelanden utan utgivningsmeddelanden – 6% fel
• Bilagor utan angiven titel avvisades – 2% fel

Lösning: standardisering av dokumentnamnen av kunden + ett ytterligare villkor för igenkänning (nyckelordet „utgåva, utgåva”). Ett problem löst redan nästa dag.

Dag fem och framåt – statistik över införandet

Ytterligare nya fel – och så börjar cykeln om igen – korrigering, implementering, tester. De kommande dagarna och veckorna ägnas åt ytterligare korrigeringar och tester.

Kanske borde jag här skryta med 100%-effektivitet redan från den andra dagen, men jag anser att riktningen och trovärdigheten är det viktigaste. Vi har inte 100%-effektivitet varje dag – ännu 😉. Men vi har lärt oss en värdefull läxa.

Processen med att utveckla och implementera Buddy har varit en fantastisk läroprocess i konsekvens, tålamod och ödmjukhet, även för programmerarna. Men tillfredsställelsen när projektet är klart är enorm.

Redaktionen väntade varje dag på statistiken och kom själva med förslag på hur man kunde hjälpa till. Sebastian Wróbel, Wojciech Bakłażec och Szymon Kąkol visade ett enastående engagemang och förståelse för att „vi tar inga fångar” 😉. Tack för ert tålamod och för att ni kämpade ända till slutet.

Efter några dagar frigjorde jag en hel del tid för lagerkontorets personal så att de kunde hantera utleveransanmälningarna, vilket ger mer utrymme för samtal med kunderna, granskning av dokument eller att hjälpa chaufförerna.

Vad väntar oss?

Nu står vi inför projektets andra etapp – att implementera Buddy för alla lagerkunder och därefter automatiskt skicka leveransavtal och bilder. Sammanfattningsvis vill jag säga att det viktigaste med automatisering är att införa förändringar som efterfrågas av medarbetarna, som ger mervärde för kunden och som i slutändan leder till besparingar.

Katarzyna Kisielewska

Styrelseordförande, Alfa Warehouses