На початку 2026 року я провела кілька тижнів в офісі складу, виконуючи обов’язки фахівців з логістики. Так, так — мені спало на думку, що я хочу навчитися працювати в офісі складу. У фахівців багато завдань — обслуговування „складського віконця”, де вони приймають водіїв, які приїжджають за товаром, а також тих, хто доставляє контейнери для перевантаження або прийому на склад, відповідають на дзвінки від клієнтів, водіїв, кур’єрів, митних агентств та працюють у системі WMS. Однак весь процес обертається навколо електронної поштової скриньки, куди надходять повідомлення від понад 100 клієнтів, яких наразі Alfa Warehouses обслуговує на постійній основі, а серед них — насамперед повідомлення про видачу та прийом товарів, запитання, прохання, документи тощо. Через кілька днів я сильно втомилася і почала уявляти собі автоматизацію цього процесу — особливо в ті моменти, коли одночасно надходило 6–7 повідомлень про відвантаження, які потрібно було додати до WMS, а введення одного займає щонайменше 5–7 хвилин. Водії, які приїжджали за цими товарами, коли повідомлення ще не було додано до WMS, підливали масла у вогонь і піднімали мою мотивацію спробувати знайти рішення для усунення цих дій.

Група «Альфа» вже має у своїй колекції кілька автоматизованих систем — системи для розсилки листів щодо стягнення боргів, систему у відділі документації та власну систему обігу документів із власним OCR, автомат, що знаходить найкращі тарифи для клієнта, але у нас не було ідеї щодо інтеграції роботи з електронною поштою та в системі управління складом (WMS), а головне — об’єднання цього в одному автоматі, який зчитує електронний лист і додає повідомлення в WMS — САМОСТІЙНО.

Як мав виглядати процес:

Ніби нічого 😉

Перші випробування та виклики

Під час створення автомата ми співпрацювали з Себастьяном Вроблем, Войцехом Баклажецем та Шимоном Каколом. Перша зустріч із програмістами — ми крок за кроком пройшли весь процес, як у підручнику. Гадаю, ми завершили цю зустріч із відчуттям, що знаємо, що робити.

Через кілька днів я отримала повідомлення про першу тестову зустріч, під час якої ми ще вручну, крок за кроком, проходили весь процес і перевіряли, чи система правильно зчитує дані. Там, де ми помічали якісь невідповідності, ми вводили додаткові умови, щоб усунути помилки.

Після двох таких зустрічей ми домовилися про день тестування — це був вівторок, 10:00 — ми чекали на перші листи з повідомленням про видачу. Пам’ятаю, що коли з’явився лист із повідомленням про відвантаження, я вбігла до офісу складу з криком: „Тільки нехай ніхто не вносить повідомлення до WMS — це зробить система автоматично”.

У вікні попереднього перегляду процесу ми бачили, що дані завантажуються правильно, але виявилося, що автомат все ж має проблеми з входом у систему WMS.

Після численних спроб я запропонувала перевірити, чи вдасться нам додати повідомлення про доставку під іншим логіном — іноді найпростіші речі допомагають, і, повірте, це спрацювало 😉😉

Наступним кроком було надсилання клієнту електронного листа з інформацією про додавання повідомлення про відправлення. Лише через кілька днів під час розмови з клієнтом я з’ясувала, що він так і не отримав цього автоматичного листа — помилка була незначною і була негайно виправлена — але це показало мені, що варто запитувати та перевіряти все, адже зовнішні ознаки іноді вводять в оману.

Після вдалого дня я вирішила, що наступного дня ми запустимо „робота” з самого ранку. Я попередила всіх у офісі журналу, щоб вони з самого ранку не обробляли повідомлення про надходження і залишили це автомату, а щоб трохи покращити його імідж, я дала йому ім’я Warehouse Buddy – сьогодні всі кричать на нього Бадді.

Перші дні тестування — помилки та успіхи

Настав великий день — перше повідомлення…

Аналізуємо, ідей немає — врешті-решт я вирішила зайти до офісу складу, може, вони щось підкажуть. Бінго — виявилося, що нам потрібно збільшити кількість рамп, щоб автомат міг безперебійно додавати авізації. Зміну внесли за кілька хвилин у WMS і провели повторне тестування Buddiego:

Перший день тестувань ми завершили з такими статистичними даними:

Другий і третій дні — 86% ефективності

Черговий день випробувань — виправлення ретельно обговорено та впроваджено. Цього дня 86% повідомлень було додано правильно. Третій день виявився великим успіхом, незважаючи на дві інші проблеми:

• Бадді плутав електронні листи без повідомлень про випуск — 6% помилок
• Додатки без вказаної назви відхилялися — 2% помилок

Рішення: стандартизація назв документів з боку Клієнта + додаткова умова розпізнавання (ключове слово „випуск, видання”). Проблему було усунуто вже наступного дня.

П'ятий день і наступні — статистика впровадження

Знову нові помилки — і цикл повторюється: виправлення, впровадження, тестування. Наступні дні та тижні — це час подальших виправлень і тестувань.

І, можливо, я мала б тут похвалитися ефективністю 100% вже з другого дня, але вважаю, що найважливішими є напрямок і надійність. Ми не маємо ефективності 100% щодня — поки що 😉. Але цінний урок ми вже отримали.

Процес створення та впровадження Buddiego — це неймовірна школа послідовності, терпіння та смиренності, у тому числі й для програмістів. А от задоволення від кінцевого результату — величезне.

Редакція журналу щодня чекала на статистику і сама пропонувала свої варіанти допомоги. Себастіан Врубель, Войцех Баклажець і Шимон Каколь продемонстрували надзвичайну зацікавленість і розуміння того, що „полонених ми не беремо” 😉. Дякую за терпіння та за те, що дотиснули до кінця.

Через кілька днів я звільнила значну частину робочого часу співробітників складського відділу для обробки повідомлень про видачу вантажу, завдяки чому з’явилося більше часу для спілкування з клієнтами, аналізу документів або роботи з водіями.

Що нас чекає?

Попереду у нас другий етап проєкту — впровадження системи «Buddy» для роботи з усіма клієнтами складу, а потім — автоматичне надсилання накладних та фотографій. Підсумую: найголовніше в автоматизації — впроваджувати зміни, яких прагнуть співробітники, які створюють цінність для клієнта і, зрештою, забезпечують економію.

Катажина Кіселевська

Голова правління, Alfa Warehouses