Anfang 2026 verbrachte ich einige Wochen im Lagerbüro und übernahm dort Aufgaben von Logistikfachkräften. Ja, ja – ich hatte plötzlich diese Idee, dass ich die Arbeit im Lagerbüro kennenlernen wollte. Die Fachkräfte haben viele Aufgaben – sie betreuen den „Lager-Schalter”, an dem sie Fahrer empfangen, die zur Abholung von Waren kommen, aber auch diejenigen, die Container zum Umladen oder zur Einlagerung liefern; sie nehmen Anrufe von Kunden, Fahrern, Kurieren und Zollagenturen entgegennehmen und arbeiten mit dem WMS-System. Der gesamte Prozess dreht sich jedoch um den E-Mail-Posteingang, in dem Informationen von über 100 Kunden eingehen, die Alfa Warehouses derzeit fest betreut, darunter vor allem Avisierungen über Warenausgänge und -eingänge, Fragen, Anfragen, Dokumente usw. Nach einigen Tagen war ich ziemlich erschöpft und begann, mir eine Automatisierung dieses Prozesses vorzustellen – insbesondere in Momenten, in denen gleichzeitig 6 oder 7 Benachrichtigungen eingingen, die ins WMS eingegeben werden mussten, wobei die Eingabe einer einzelnen Benachrichtigung mindestens 5–7 Minuten in Anspruch nahm. Die Fahrer, die zur Abholung dieser Waren kamen, während die Benachrichtigung noch nicht im WMS erfasst war, gossen Öl ins Feuer und steigerten meine Motivation, nach einer Lösung zu suchen, um diese Aufgaben zu eliminieren.

Die Alfa-Gruppe verfügt bereits über mehrere automatisierte Systeme in ihrem Portfolio – automatisierte Systeme für Mahnschreiben, ein automatisiertes System in der Dokumentenverwaltung sowie einen eigens entwickelten Dokumentenworkflow mit eigener OCR-Funktion, ein Automat, der die besten Tarife für den Kunden ermittelt –, aber uns fehlte eine Idee, wie wir die Arbeit per E-Mail und im WMS integrieren und vor allem beides in einem einzigen Automatisieren vereinen könnten, der die E-Mail liest und eine Benachrichtigung im WMS hinzufügt – SELBSTSTÄNDIG.

So sollte der Prozess ablaufen:

Eigentlich nichts 😉

Erste Tests und Herausforderungen

Bei der Entwicklung des Automaten haben wir mit Sebastian Wróbel, Wojciech Bakłażec und Szymon Kąkol zusammengearbeitet. Das erste Treffen mit den Programmierern verlief genau nach Lehrbuch – wir sind den Prozess Schritt für Schritt durchgegangen. Ich glaube, wir haben dieses Treffen mit dem Gefühl beendet, dass wir wissen, was zu tun ist.

Nach einigen Tagen erhielt ich eine Einladung zum ersten Testtreffen, bei dem wir den gesamten Prozess noch manuell Schritt für Schritt durchgingen und überprüften, ob das System die richtigen Daten einliest. Wo wir Unstimmigkeiten feststellten, fügten wir zusätzliche Bedingungen hinzu, um Fehler zu beseitigen.

Nach zwei solchen Treffen vereinbarten wir einen Termin für den Probelauf – es war Dienstag um 10:00 Uhr – und warteten auf die ersten E-Mails mit der Auslieferungsankündigung. Ich erinnere mich, dass ich, als die E-Mail mit der Auslieferungsbenachrichtigung eintraf, ins Lagerbüro stürmte und rief: „Nur niemand soll die Benachrichtigung im WMS eintragen – das erledigt der Automat schon.”.

In der Prozessvorschau konnten wir sehen, dass die Daten korrekt eingelesen werden, doch es stellte sich heraus, dass der Automat dennoch Probleme bei der Anmeldung beim WMS hat.

Nach vielen Versuchen habe ich vorgeschlagen, dass wir mal prüfen, ob wir mit einem anderen Login eine Benachrichtigung hinzufügen können – manchmal funktionieren ganz einfache Dinge, und ihr werdet es nicht glauben – es hat geklappt 😉😉

Der nächste Schritt bestand darin, dem Kunden eine E-Mail mit der Information über die Hinzufügung der Versandbenachrichtigung zu senden. Erst nach einigen Tagen stellte ich im Gespräch mit dem Kunden fest, dass er diese automatische Antwort nie erhalten hatte – es handelte sich um einen kleinen Fehler, der sofort behoben wurde –, aber das hat mir gezeigt, dass es sich lohnt, überall nachzufragen und nachzuprüfen, denn der Schein trügt manchmal.

Nach einem erfolgreichen Tag beschloss ich, dass wir am nächsten Tag den „Roboter” schon morgens einschalten würden. Ich wies alle im Lagerbüro an, die Anlieferungsmeldungen morgens nicht manuell zu bearbeiten, sondern sie dem Automaten zu überlassen, und um dessen Image etwas aufzupeppen, gab ich ihm einen Namen Warehouse Buddy – Heute schreien ihn alle an Buddy.

Die ersten Testtage – Fehler und Erfolge

Der große Tag ist gekommen, die erste Ankündigung…

Wir analysieren, keine Ideen – schließlich dachte ich mir, ich gehe mal ins Lagerbüro, vielleicht haben die ja einen Tipp. Bingo – es stellte sich heraus, dass wir die Anzahl der Rampen erhöhen mussten, damit der Automat die Anlieferungsmeldungen reibungslos hinzufügen konnte. Die Änderung wurde innerhalb weniger Minuten im WMS vorgenommen und Buddi erneut getestet:

Den ersten Testtag haben wir mit den folgenden Zahlen abgeschlossen:

Tag zwei und drei – 86% Effizienz

Ein weiterer Testtag – die Korrekturen wurden ausführlich besprochen und umgesetzt. An diesem Tag 86% Avisierungen wurde korrekt hinzugefügt. Der dritte Tag erwies sich trotz der beiden verbleibenden Probleme als großer Erfolg:

• Buddy hat E-Mails verwechselt, ohne dass es eine Benachrichtigung über die Veröffentlichungen gab – 6% Fehler
• Anhänge ohne Angabe eines Titels wurden abgelehnt – 2% Fehler

Lösung: Vereinheitlichung der Dokumentenbezeichnungen durch den Kunden + zusätzliche Erkennungsbedingung (Stichwort „Ausgabe, Ausgabe”). Ein Problem wurde bereits am nächsten Tag behoben.

Tag fünf und die folgenden Tage – Statistiken zur Umsetzung

Wieder neue Fehler – und der Zyklus wiederholt sich: Korrektur, Implementierung, Tests. Die nächsten Tage und Wochen stehen im Zeichen weiterer Korrekturen und Tests.

Vielleicht sollte ich hier mit einer 100%-Erfolgsquote ab dem zweiten Tag glänzen, aber ich halte die Richtung und die Glaubwürdigkeit für das Wichtigste. Wir haben nicht jeden Tag eine 100%-Erfolgsquote – noch nicht 😉. Aber wir haben eine wertvolle Lektion gelernt.

Der Prozess der Entwicklung und Umsetzung von Buddy ist eine unglaubliche Lektion in Konsequenz, Geduld und Demut – auch für die Programmierer. Die Zufriedenheit am Ende ist jedoch riesig.

Die Redaktion des Magazins wartete jeden Tag auf die Statistiken und machte selbst Vorschläge, wie man helfen könnte. Sebastian Wróbel, Wojciech Bakłażec und Szymon Kąkol zeigten außergewöhnliches Engagement und das Verständnis, dass „wir keine Gefangenen machen” 😉. Vielen Dank für eure Geduld und dass ihr bis zum Schluss durchgehalten habt.

Nach einigen Tagen habe ich den Mitarbeitern im Lagerbüro viel Zeit für die Bearbeitung der Auslieferungsbenachrichtigungen freigemacht, wodurch nun mehr Zeit für Gespräche mit Kunden, die Analyse von Dokumenten oder die Betreuung der Fahrer bleibt.

Was steht uns bevor?

Vor uns liegt die zweite Phase des Projekts – die Einführung von Buddy für alle Kunden des Lagers und anschließend der automatische Versand von Lieferscheinen und Fotos. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Automatisierung vor allem darauf ankommt, Änderungen umzusetzen, die von den Mitarbeitern gewünscht werden, einen Mehrwert für den Kunden bieten und letztendlich zu Einsparungen führen.

Katarzyna Kisielewska

Vorstandsvorsitzender, Alfa Warehouses